Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Specialist za dokumente
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo specialista za dokumente, ki bo odgovoren za učinkovito upravljanje, organizacijo in vzdrževanje poslovnih dokumentov ter arhivov. Kandidat bo sodeloval z različnimi oddelki za zagotavljanje pravilne obdelave, shranjevanja in dostopa do dokumentacije, ki je ključna za nemoteno poslovanje podjetja. Naloge vključujejo digitalizacijo dokumentov, vzpostavitev sistemov za arhiviranje, zagotavljanje skladnosti z zakonodajo ter pomoč pri pripravi poročil in analiz. Specialist za dokumente mora imeti odlično pozornost do detajlov, sposobnost dela z različnimi informacijskimi sistemi ter razumevanje varstva osebnih podatkov. Prav tako je pomembno, da zna učinkovito komunicirati z notranjimi in zunanjimi deležniki ter prispevati k izboljšavam procesov upravljanja dokumentov.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Upravljanje in organizacija poslovnih dokumentov in arhivov.
- Digitalizacija in indeksiranje dokumentov.
- Vzdrževanje in posodabljanje dokumentacijskih sistemov.
- Zagotavljanje skladnosti z zakonodajo o varstvu podatkov.
- Sodelovanje z različnimi oddelki za pridobivanje in posredovanje dokumentov.
- Priprava poročil in analiz na podlagi dokumentacije.
- Izvajanje notranjih revizij dokumentov.
- Podpora pri pripravi pravnih in poslovnih dokumentov.
- Upravljanje dostopa do zaupnih informacij.
- Izobraževanje zaposlenih o pravilnem ravnanju z dokumenti.
Zahteve
Text copied to clipboard!- Izobrazba s področja administracije, informacijskih sistemov ali sorodnega področja.
- Izkušnje z upravljanjem dokumentov in arhiviranjem.
- Poznavanje zakonodaje o varstvu osebnih podatkov.
- Sposobnost uporabe informacijskih sistemov za upravljanje dokumentov.
- Natančnost in pozornost do detajlov.
- Dobre komunikacijske in organizacijske sposobnosti.
- Sposobnost samostojnega dela in timskega sodelovanja.
- Znanje uporabe MS Office in drugih relevantnih programov.
- Sposobnost reševanja problemov in predlaganja izboljšav.
- Zanesljivost in odgovornost pri delu.
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kakšne izkušnje imate z upravljanjem poslovnih dokumentov?
- Kako zagotavljate skladnost z zakonodajo o varstvu podatkov?
- Katere informacijske sisteme za upravljanje dokumentov poznate?
- Kako bi organizirali arhiviranje velike količine dokumentov?
- Kako pristopate k digitalizaciji papirnih dokumentov?
- Kako ravnate z zaupnimi informacijami?
- Kako sodelujete z drugimi oddelki pri upravljanju dokumentov?
- Kako bi izboljšali obstoječe procese upravljanja dokumentov?
- Kako se spopadate s stresnimi situacijami pri delu?
- Kakšne so vaše komunikacijske sposobnosti?
